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아티클을 팟캐스트로 즐겨보세요!

AI 솔루션을 통해 제작된 팟캐스트입니다.

특히 이런 분들께 도움이 될 거예요.

매번 글쓰기 시작이 막막한 리더님
제안서, 보고서, 소개 메일 쓰느라 시간 잡아먹는 리더님
챗GPT를 제대로 활용해보고 싶은 리더님

글을 읽고 나면, 이것을 알게 될 거예요.

도입 문장을 어떻게 챗GPT에게 맡기는지
SPT 프레임으로 프롬프트를 설계하는 법
다양한 업무 상황에서 초안 글을 쉽게 뽑는 노하우

업무의 절반을 문서 앞에서 허비하는 팀장님, 보고서 초안이 떠오르지 않아 마감이 다가올수록 더 멍해지는 부장님… 이들에게 글쓰기의 첫 문장은 늘 ‘작은 벽’이 아니라 ‘높은 장벽’처럼 느껴진다. 많은 리더들이 머릿속에는 할 말이 가득하지만 막상 키보드 앞에 앉으면 첫 문장을 쓰지 못해 괴로워한다.

그럴 때 필요한 건 ‘완벽한 아이디어’가 아니라 ‘시작하는 용기’다. 이제는 그 시작을 생성형 AI에게 맡겨보자. 마치 글을 잘 쓰는 홍보팀 직원이 옆에서 “이렇게 시작해 보세요”라며 한 문장을 건네주는 것처럼 AI는 리더의 글쓰기에 출발점을 제공하는 조력자 역할을 톡톡히 해준다. 완성도를 고민하기 전에 먼저 써보는 것. 이 단순한 시도가 글쓰기의 속도와 품질을 바꿔 놓는다.

챗GPT를 글쓰기 조력자로 활용하는 법

많은 리더들이 글쓰기를 너무 어렵게 생각한다. 막상 글을 쓰려고 하면 첫 문장에서 너무 많은 에너지를 소비하고, 문장 하나하나에도 자신감이 없어진다. 하지만 이제는 챗GPT의 등장으로 이 모든 것이 달라졌다. 챗GPT는 글을 ‘함께’ 쓰는 조력자이자, 도입 문장을 대신 시작해 주는 파트너가 되어 준다.

《업무시간을 반으로 줄이는 챗GPT 글쓰기》의 정태일 저자는 챗GPT를 ‘첫 문장을 대신 써주는 친구’라고 표현한다. 내용적으로 완벽하지는 않아도 첫 문장을 제안해 주거나 문장의 흐름을 매끄럽게 만들어 주는 역할만으로도 글쓰기의 압박을 크게 덜어준다. 이는 글쓰기의 가장 큰 진입장벽인 ‘어떻게 시작하지?’라는 고민을 말끔하게 제거해 준다. 챗GPT가 써준 첫 문장을 기반으로 내가 문장을 손보고, 방향을 바꾸고, 내용을 다듬다 보면 어느새 글이 술술 풀리게 된다.

이때 중요한 포인트는 처음부터 너무 높은 완성도를 기대하지 않는 것이다. 챗GPT는 결과물을 대신 만들어 주는 도구가 아니라, 글을 시작할 수 있도록 도와주는 ‘생각의 촉진제’라고 생각해야 한다. 생각이 모호하거나 방향이 헷갈릴 때 챗GPT에게 “어떤 방식으로 시작하면 좋을까?”라고 물으면 가볍게 첫 단추를 끼워줄 수 있다.

“도입 문장을 몇 가지 제안해 줘”라고 요청해 보자.
예: “팀에 새로 합류한 리더로서 첫인사를 메일로 쓰고 싶은데, 도입 문장을 3가지 정도 써줘.”

글을 어떻게 쓰고 싶은지 막막하다면 팀원에게 설명하듯 자연스럽게 요청해 보자.
예: “지금 기획안 초안을 쓰고 싶은데, 우리 팀의 고민을 잘 설명하고 시작하고 싶어.”

글을 다듬는 부담에서 벗어나 ‘일단 시작’하게 도와주는 초안 역할로 활용해 보자.
예: “고객사 요청으로 기획안 내용을 일부 수정한 상황을 보고해야 해. 너무 장황하지 않게, 핵심만 전달하는 도입 문장을 작성해 줘.”

초안 프롬프트 설계법: SPT(상황, 목적, 톤) 프롬프트

많은 사람들이 챗GPT를 써보고 실망하는 이유는 간단하다. “시켰는데 별로네.” 그런데 사실 문제는 챗GPT가 아니라 ‘질문하는 방식’에 있는 경우가 많다. 챗GPT는 당신의 머릿속을 모르기 때문에 막연한 질문엔 막연한 답변을 내놓는다. 예를 들어 “팀 소개 글 좀 써줘”라고 하면 챗GPT는 평범하고 두루뭉술한 글을 내놓는다. 하지만 “이번 주에 외부 협력 부서에 보내는 인사 메일을 써야 해. 우리 팀의 핵심 역할을 3줄 이내로 소개하고 싶어. 톤은 밝고 친근하게.”라고 요청하면 완전히 다른 결과가 나온다.

챗GPT를 글쓰기 조력자로 효과적으로 활용하려면 ‘프롬프트 설계’가 핵심이다. 이때 프롬프트에서 가장 중요한 요소는 ‘상황(Situation)’이다. 단순히 ‘무엇을 쓸지’를 넘어, ‘왜 이 글을 쓰는지’ ‘누가 이 글을 읽을지’ ‘어떤 상황에서 사용될지’ 등 글을 둘러싼 모든 배경 정보를 의미한다.

이처럼 ‘상황(Situation), 목적(Purpose), 톤(Tone)’을 함께 포함하는 프롬프트는 챗GPT의 응답 품질을 획기적으로 높여준다. 이 3요소를 ‘SPT 프레임’이라고 이름 붙이고 기억해 두면 좋다.

상황(Situation)
어떤 맥락에서 쓰는 글인지? (예: 제안서 서문, 회의 보고용 메일 등을 구체적으로 설명한다)
목적(Purpose)
이 글을 통해 무엇을 전달하고 싶은지? (예 : 정보 전달인지, 설득인지, 요청인지 등을 분명히 밝혀야 한다)
톤(Tone)
어떤 느낌으로 말하고 싶은지? (예 : 격식 있는 보고서인지, 친근한 이메일인지, 단호한 메시지인지 등을 지정하여 챗GPT가 적절한 문체를 사용하도록 유도한다)

이 3가지 요소를 담아 프롬프트를 설계하면 챗GPT는 의도를 정확히 파악하고, 엉뚱한 내용을 생성할 가능성을 크게 줄여준다. 마치 요리사가 좋은 재료와 정확한 레시피를 받아 최고의 요리를 만들어내듯, 챗GPT도 양질의 프롬프트를 통해 최적의 초안을 제공할 것이다.

🔽 이 프롬프트를 챗GPT에 복사해 넣어 보세요 🔽

(상황) 신규 프로젝트 팀원들에게 첫 공지를 보내야 하는데,
(목적) 팀의 목표와 각자의 역할을 명확히 전달하고,
(톤) 긍정적이고 협력적인 분위기를 조성하고 싶어.
이 내용을 바탕으로 이메일 초안을 작성해 줘.

업무 적용 예시: 제안서 도입, 팀 소개 메일, 보고 메일 초안

많은 리더들이 경험하는 흔한 고민이다. 그런데 재미있는 건, 이런 글들은 도입 문장 하나만 나오면 이후 문장도 자연스럽게 이어진다는 점이다. 이럴 때 챗GPT에게 도입 문장을 부탁하면 글의 뼈대를 잡는 데 큰 도움이 된다.

다음은 실무에서 자주 활용할 수 있는 챗GPT 요청 예시들이다. 다음의 프롬프트를 챗GPT에 직접 입력해 보자.

1. 제안서 도입부 초안이 막힐 때

제안서의 도입부는 상대의 시선을 사로잡고 제안의 필요성을 각인시키는 데 중요하다.

<프롬프트>

상황: 신규 고객사 ‘ABC 주식회사’에 인공지능 기반 마케팅 솔루션을 제안하는 상황이다. 고객사는 현재 디지털 마케팅 효율성 증대에 대한 니즈가 크다.
목적: 우리 솔루션이 고객사의 핵심 문제를 해결하고, 경쟁사 대비 차별화된 가치를 제공한다는 점을 강조하여 고객사의 흥미를 유발하고 싶다.
톤: 전문적이고 설득력 있는 어조로 제안의 시작을 알리는 도입 문장을 200자 내외로 작성해 줘.

2. 팀 소개 메일 도입부가 막힐 때

새로운 팀원을 환영하거나 대외적으로 팀을 소개할 때 명확하고 친근한 메시지가 중요하다.

<프롬프트>

상황: 신입 팀원 ‘김지혜 님’이 오늘부터 우리 ‘혁신사업팀’에 합류한다. 팀원들에게 김지혜 님을 소개하고 환영하는 메일을 보내려 한다.
목적: 김지혜 님을 따뜻하게 환영하고, 팀 내에서 그녀의 역할과 기여할 부분을 명확히 알리며, 팀원들의 적극적인 협조를 요청하고 싶다.
톤: 친근하고 환영하는 분위기이되, 공식적인 업무 메일의 형식을 유지해 줘. 300자 내외로 작성해 줘.

3. 간단한 보고 메일 초안이 필요할 때

일상적인 업무 보고도 명확하고 간결하게 작성하면 효율성을 높일 수 있다.

<프롬프트>

상황: 주간 시장 동향 보고서 초안 작성을 완료하여 팀장에게 보고해야 한다. 오늘 오후 5시까지 보고서 제출이 마감이다.
목적: 보고서 초안이 완성되었음을 알리고, 팀장의 검토를 요청하며, 피드백 기한을 명확히 제시하고 싶다.
톤: 간결하고 정중한 비즈니스 어조로 150자 내외의 보고 메일 초안을 작성해 줘.

💡 Tip
위 예시들을 참고하여 실제 업무 상황에 맞춰 프롬프트를 직접 만들어 보고 챗GPT에 입력해 보자. 처음에는 어색할 수 있지만, 꾸준히 연습하면 어떤 종류의 글이든 막힘없이 시작할 수 있는 자신감을 얻게 될 것이다.

글쓰기의 시작을 챗GPT에게 맡긴 순간, 생산성이 2배로 높아진다

리더에게 글쓰기는 선택이 아니라 생존 전략이다. 보고서든, 이메일이든, 조직의 변화든 결국은 ‘글로 말하는 능력’이 리더의 신뢰와 실행력을 높여준다. 하지만 글의 첫 문장은 누구에게나 어렵다. 그럴 때 챗GPT는 혼자서 씨름하지 않아도 되는 든든한 조력자가 되어준다.

특히 ‘상황, 목적, 톤’을 명확히 담은 프롬프트 설계는 챗GPT가 의도를 정확히 파악하고 원하는 결과물을 도출하는 데 결정적인 역할을 한다. 제안서 도입, 팀 소개 메일, 간단한 보고 메일 등 다양한 업무 상황에서 챗GPT를 활용하여 초안을 작성하는 구체적인 예시들을 통해, 현업에서 바로 적용할 수 있는 실질적인 팁을 전달했다.

이제 글쓰기는 더 이상 혼자만의 고독한 싸움이 아니다. 챗GPT라는 든든한 조력자와 함께라면 첫 문장의 부담감을 덜고, 생각을 효과적으로 정리하며, 더 빠르고 효율적으로 글을 완성할 수 있다. 이를 통해 업무시간을 단축하고, 리더로서의 커뮤니케이션 역량을 한층 더 강화할 수 있을 것이다.

글쓰기의 첫 문장을 챗GPT에 맡겨보세요

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후기