특히 이런 분들께 도움이 될 거예요.

챗GPT로 회의록을 써봤지만 늘 만족스럽지 않았던 리더님
회의 녹음 듣다가 하루 다 간 적 있는 팀장님
말 많은 회의 속에서 핵심만 뽑고 싶은 실무자 리더님

글을 읽고 나면, 이것을 알게 될 거예요.

챗GPT에게 회의록을 시킬 땐 구조가 필요하단 것
FAST 프레임워크 하나로 회의 정리가 쉬워진다는 것
회의 후 리더의 시간을 아껴주는 AI 활용법

회의실에서는 줄줄이 말이 나오지만, 막상 보고서를 쓰려면 손이 멈춘다. 말보다 글이 어색한 리더에게 챗GPT는 단순한 받아쓰기를 넘어, 산만한 회의내용을 핵심만 쏙쏙 뽑아 체계적인 글로 재구성해 주는 ‘생각정리 도구’ 역할을 해준다. 회의 녹음 파일이나 회의 메모를 그대로 넣고 “FAST 형식으로 회의록을 정리해 달라”고 주문하면 일시·의제·요약·후속과제까지 한꺼번에 추려낸 초안이 뚝딱 완성된다.

챗GPT는 팀 회의, 팀장의 전화 브리핑, 임원진의 즉석 피드백처럼 톤과 길이가 제각각인 구술 자료도 잡음을 걷어내고 논리의 뼈대를 세워 단숨에 구조화해 준다. 구술형 표현을 문서화하는 챗GPT 프롬프트를 통해 퇴근시간을 앞당기고 업무 효율을 높일 수 있다. 지금부터 챗GPT를 활용해 말을 글로 전환하는 실전 전략을 함께 알아보자.

회의내용을 요약해 회의록으로 뽑아내는 프롬프트 구조

회의 녹음 파일이나 메모를 그대로 붙여넣고 “요약해 줘”라고만 하면 챗GPT는 핵심이 무엇인지 알 길이 없다. 그래서 먼저 회의의 전체적인 ‘시나리오’를 잡고, 이를 토대로 ‘프롬프트’을 만들고, 여기에 회의 원문을 ‘콘텐츠’로 주입하는 방식을 활용해야 한다. 시나리오를 만들 때 사용하는 최적화된 프레임워크는 FAST 구조이다. FAST는 Fact and Info(기본정보), Agenda(핵심주제), Summary of Process(결론도출), Task(지시사항)를 의미한다. 회의내용을 녹음한 후, 챗GPT에 다음처럼 프롬프트를 입력해 보자.

[FAST 구조의 프롬프트 예시]

🔽 회의 메모나 녹취록을 포함해 챗GPT에 입력해 보세요.🔽

너는 기업 회의록 작성 전문가야. 내가 제공하는 회의 메모(회의 녹취록)를 바탕으로 다음 FAST 구조에 맞춰 실행 가능한 회의록을 작성해 줘.

Facts(기본정보) : 회의 일시, 장소, 참석자 정보를 정확히 기재해 줘.
Agenda(핵심주제) : 논의된 주요 주제와 목표를 1〜2문장으로 요약하고, 핵심논점을 명확히 해 줘.
Summary(결론도출) : 논의 내용을 간결하게 요약하고 주요 결정사항을 정리해 줘. 각 발언자의 핵심의견을 포함하되, 토씨까지 하나하나 기록하기보다 핵심요점 중심으로 정리해 줘.
Tasks(지시사항) : ‘누가, 무엇을, 언제까지’ 해야 할지 구체적으로 표기해 줘. 다음 회의 일정(있을 경우)도 포함해 줘.

회의 목적: [신규 프로젝트 A의 추진 방안 논의]
핵심 이슈: [예산 확보 및 팀원 배정]
회의 녹취록: [여기에 실제 녹취록(또는 회의 메모) 텍스트를 붙여넣으세요.]

[참고] FAST 프롬프트 결과물(예시).PDF

이렇게 구조화된 프롬프트를 사용하면 챗GPT는 방대한 회의 녹취록을 체계적인 문서 형태로 변환하여 제공해 준다. 이 과정에서 구어체에서 문서체로의 자연스러운 전환이 이루어지며, 회의의 핵심내용을 놓치지 않고 명확하게 정리할 수 있다.

💡 Tip

챗GPT에게 “회의록을 써 줘”라고 단순히 요청하는 대신, “FAST 구조로 작성해 줘”와 같이 구체적인 형식과 포함될 내용을 명시하면 훨씬 더 정확하고 만족스러운 결과물을 얻을 수 있다. 마치 신입사원에게 일을 가르치듯, 챗GPT에게 명확한 가이드라인을 제시하는 것이 중요하다.

챗GPT는 '생각정리 도구', 회의내용을 정리해 주는 보조 직원

회의에서 나온 방대한 ‘말뭉치’를 일목요연한 보고서로 정리하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 특히 C-레벨 임원들의 발언은 단순한 정보 전달을 넘어 회사의 비전과 전략이 담겨 있는 경우가 많아, 그 행간의 의미까지 파악하여 문서화하는 것이 중요하다.

특히 회의록은 직장인 글쓰기의 기본 중의 기본이다. 회의내용을 단순히 기록하는 것을 넘어, 주제에 따라 분류하고, 원인과 결과를 도출하며, 사실과 의견을 구분하여 각자의 역할을 명시하는 것이 글쓰기의 핵심이기 때문이다. 챗GPT는 이러한 핵심원칙을 적용하여 구술형 내용을 체계적으로 문서화하는 데 탁월한 능력을 발휘한다.

실제로 챗GPT와 같은 생성형 AI를 활용하면 회의록 초안 작성에 소요되던 시간을 획기적으로 줄일 수 있다. 음성 녹음 파일을 챗GPT에 첨부하고 적절한 프롬프트를 입력하면 2시간 걸리던 작업을 20분 내외로 마무리할 수 있다.

💡 Tip

챗GPT를 단순한 도구가 아닌 ‘나만의 회의록 비서’로 활용해 보자. 회의 전에는 예상 질문과 답변을 미리 작성하도록 하고, 회의 중에는 핵심 발언을 요약하도록 지시하며, 회의 후에는 이를 바탕으로 보고서 초안을 작성하도록 하는 등 단계별로 역할을 부여하면 업무 효율을 극대화할 수 있다.

전화 회의 6분, 보고서 60초 만에 끝내기

실무에서 가장 흔하게 접하는 구술형 정보는 전화 회의다. 단순히 통화 내용을 녹음하는 것을 넘어, 이를 바탕으로 핵심 리포트를 작성하는 것은 많은 리더에게 큰 부담으로 작용한다. 챗GPT는 이 과정을 실질적으로 지원하여 전화 통화내용을 체계적인 문서로 전환하는 데 탁월한 효율성을 보여준다.

다음은 전화 회의 녹취록을 챗GPT에 입력하여 주요 논의점을 추출하고, 이를 바탕으로 정리된 리포트를 작성하는 구체적인 예시이다.

[전화 회의 자동 생성용 프롬프트 예시]

🔽 다음 프롬프트를 챗GPT에 넣어 보세요. 🔽

너는 전화 회의 내용을 바탕으로 주요 논의점을 파악하고, 이를 토대로 간결한 리포트를 작성하는 전문가야. 아래 전화 회의 녹취록을 분석하여 다음 단계를 수행해 줘.

주요 논의점 추출: 회의에서 논의된 핵심안건과 결정사항을 3가지 핵심 키워드로 요약하고, 각 키워드에 대한 주요 내용을 1〜2문장으로 정리해 줘.
의사결정 사항 명확화: 회의를 통해 최종적으로 결정된 사항이 무엇인지 구체적으로 명시해 줘.
후속조치 및 담당자 지정: 결정사항에 따른 팀원별 후속조치(누가, 무엇을, 언제까지)를 명확히 항목화해 줘.
리포트 초안 작성: 위에서 추출한 주요 논의점, 의사결정 사항, 후속조치를 포함하여 300자 내외의 간결한 리포트 초안을 작성해 줘. 문체는 ‘하다’체를 유지하고, 객관적이고 명료하게 작성해 줘.

[전화 회의 녹취록 예시]

[참고] 전화 회의록 프롬프트 결과물(예시).PDF

이처럼 챗GPT는 복잡한 회의록 작성 과정을 자동화하여, 리더들이 더 중요한 의사결정과 전략 수립에 집중할 수 있도록 돕는다.

💡 Tip

챗GPT를 활용할 때 가장 중요한 것은 챗GPT가 생성한 초안을 맹신하기보다, 최종 검토 단계에서 ‘혹시 누락된 내용은 없는가?’ ‘논리적 비약은 없는가?’ ‘더 간결하게 표현할 방법은 없는가?’와 같이 질문하며 결과물의 완성도를 높여야 한다. 즉, 챗GPT를 글을 ‘더 좋게 다듬는’ 파트너로만 활용하고, 최종적인 검토와 의사결정은 리더가 직접 처리해야 한다.

챗GPT는 도구, 최종적인 결정은 리더의 몫

지금까지 구술형 표현을 문서화하는 챗GPT 프롬프트의 과정을 살펴보았다. 여기서 핵심은 챗GPT를 단순한 받아쓰기 도구가 아닌, ‘생각정리 도구’로 활용하는 데 있다. 산만한 구어체를 명확한 문서 언어로 바꾸고, 회의의 핵심을 빠르게 파악하며, 후속조치까지 명확하게 지시하는 이 모든 과정이 챗GPT의 도움으로 훨씬 효율적이게 된다. 이를 통해 리더는 문서 작성에 소요되는 시간을 줄여 핵심적인 의사결정 및 전략 수립에 더 집중할 수 있어야 한다.

회의내용을 문서화하는 챗GPT 프롬프트

말 잘하는 리더가 위험한 이유

신뢰, 성과보다 먼저다

후기