특히 이런 분들께 도움이 될 거예요.

팀원들에게 메일을 보내도 반응이 없어 고민인 리더님
문장은 길고 친절한데, 정작 메시지는 흐려지는 리더님
보고서, 이메일, 제안서 작성이 늘 부담스러운 리더님

글을 읽고 나면, 이것을 알게 될 거예요.

리더 글쓰기에 꼭 필요한 '명료함'의 힘
챗GPT로 퇴고하는 실전 팁
글쓰기를 통해 리더십 영향력을 높이는 법

리더의 글쓰기는 ‘강한 문장’보다 ‘명확하게 전달되는 문장’이 중요하다. 임원 보고용 기획안이나 팀원들에게 보내는 메일을 작성할 때 메시지를 명확하게 전달하고 불필요한 오해를 줄이는 것이 핵심이기 때문이다.

하지만 바쁜 업무 속에서 문장 하나하나에 명료하고 전달력 강한 메시지를 담아 내기란 쉽지 않다. 게다가 회사 문서의 톤앤매너에 맞게 글을 다듬는 데 많은 시간이 소요되기도 한다. 이럴 때 챗GPT는 글쓰기 고민을 해결해 주는 든든한 ‘편집자’가 되어 준다. 챗GPT의 정교한 퇴고 기능을 활용하면 어색한 표현을 찾아내고, 불필요한 반복을 줄이며, 문장 구조를 효과적으로 다듬을 수 있다.

리더의 글은 전달력과 명료함이 중요하다

리더의 글은 단순한 정보 전달을 넘어, 의사결정을 이끌어 내고 팀원의 행동을 변화시키는 강력한 도구이다. 회의 후 공유하는 메일이든, 조직에 변화를 알리는 공지든, 리더의 글에는 무엇보다 ‘전달력’과 ‘명료함’이 필수적이다.

예를 들어 A팀장이 프로젝트 정리 메일을 작성했다. 전체적으로 길고 성실한 문장이 이어졌지만, 정작 중요한 메시지(‘다음 프로젝트부터는 고객사 요청사항을 사전에 명확히 파악하자’)는 본문 한가운데 묻혀 있었다. 팀원들은 그 글을 읽고 ‘그냥 수고했다는 인사인가 보다’라고만 이해하고 넘어갔다. 이처럼 ‘좋은 말’을 많이 써도 ‘전달되는 말’이 없으면 리더의 글은 힘을 잃는다.

리더의 글은 에세이가 아니다. 상대방이 빠르게 이해하고, 쉽게 행동으로 옮길 수 있게 하는 것이 핵심이다. 그래서 리더는 글을 쓸 때마다 ‘내가 말하고자 하는 핵심이 한 줄로 정리되는가?’, ‘이 문장을 읽고 팀원은 무슨 행동을 하게 되는가?’를 항상 점검해야 한다. 이를 위해서는 불필요한 수식 없이 뼈대만으로도 의미가 또렷하게 전달될 수 있게 작성해야 한다.

💡 Tip

글을 쓰기 전에 스스로에게 ‘이 글을 읽는 사람에게 내가 바라는 행동은 무엇인가?’ ‘이 글의 핵심 메시지를 한 문장으로 요약하면 무엇인가?’와 같이 질문해 보자.
이러한 질문은 글의 핵심 메시지를 명료하게 다듬는 데 큰 도움이 된다.

리더의 글쓰기 원칙: 어색한 표현 찾기, 불필요한 중복 줄이기, 문장 구조 다듬기

많은 리더들이 글을 쓸 때 ‘전달할 내용’에는 집중하지만, ‘표현을 다듬는 것’은 뒷전으로 미루곤 한다. 하지만 리더의 글은 단순한 전달이 아니라 ‘조직 전체의 이해도와 실행력’을 좌우하는 중요한 도구다. 그래서 리더는 글을 쓴 뒤 반드시 확인해야 할 3가지 퇴고 포인트를 기억해야 한다.

1) 어색한 표현을 점검하라

말로는 자연스럽지만 글로 보면 어색한 표현들이 있다. 예를 들어 ‘최대한 노력해 보겠습니다’ 같은 문장은 불필요하고 또 모호하다. 대신 ‘이번 주 내로 초안을 제출하겠습니다’처럼 구체적인 표현으로 바꾸는 것이 명확성을 높인다. 특히 리더의 글은 ‘의지’보다 ‘계획’과 ‘책임’이 담겨야 한다.

2) 중복된 내용을 줄여라

리더들은 핵심을 강조하고자 같은 말을 반복하는 경향이 있다. 하지만 글에서는 중복이 오히려 집중을 흐리고 피로감을 유발한다. 예를 들어 ‘향후 계획에 대해서는 향후 다시 공유드리겠습니다’ 같은 문장은 ‘추후 계획은 별도로 공유하겠습니다’로 간단히 줄일 수 있다.

3) 문장 구조를 정돈하라

한 문장 안에 너무 많은 메시지를 담으면 오히려 본뜻이 묻힌다. 문장이 길어질수록 주어와 술어가 멀어지고, 상대방은 끝까지 읽고서야 의미를 이해하게 된다. 한 문장에 하나의 메시지만 담고, 너무 길면 과감히 두 문장으로 나누는 것이 글쓰기의 기본이다.

💡 Tip

사내 메일이나 보고서는 ‘반복 없이, 명확하게, 짧게’가 원칙이다. 한 번 더 읽지 않아도 되는 글이 가장 전달력 있는 글이다.
글을 다 쓴 후 챗GPT에게 “이 글에서 어색한 표현이나 중복된 부분을 찾아주고, 더 나은 대안을 제안해 줘”라고 요청해 보자.

챗GPT 활용법: 3단계 문장 퇴고 프롬프트 ('문장 다듬기', '톤 바꾸기', '간결하게 요약하기')

리더의 글은 명료함이 생명이다. 잘 쓰인 초고도 퇴고 과정을 거치지 않으면 전달력이 떨어질 수 있다. 챗GPT는 이러한 퇴고 과정을 획기적으로 개선하는 강력한 도구가 된다. 특히 ‘문장 다듬기’, ‘톤 바꾸기’, ‘간결하게 요약하기’라는 3단계 퇴고 프롬프트를 활용하면 글의 완성도를 높이고 상대방의 이해를 도울 수 있다.

1) 문장 다듬기

목적: 비문이거나 어색하고 장황한 문장을 자연스럽고 읽기 쉽게 만드는 데 있다. 주술 호응이 맞지 않거나 조사 사용이 부적절한 경우도 포함된다.
챗GPT 활용: 챗GPT에 초안의 문장을 입력하고, 어떤 부분을 개선할지 구체적으로 요청한다. 가령 비즈니스 문서에 적합한 격식 있는 문체를 요구하거나, 복잡한 내용을 쉬운 단어로 풀어달라고 지시할 수 있다.

[프롬프트 예시]

2) 톤 바꾸기

목적: 글의 목적과 대상에 맞춰 글의 스타일을 조절하는 데 있다. 격식 있는 보고서, 친근한 이메일, 단호한 공지 등 상황에 맞는 톤앤매너를 유지하는 것이 중요하다.
챗GPT 활용: 기존 텍스트를 제공하고 원하는 톤을 명시적으로 지시한다. 챗GPT는 감성적이거나 유머러스한 톤부터 전문적이거나 단호한 톤까지 다양한 문체로 변환할 수 있다.

[프롬프트 예시]

3) 간결하게 요약하기

목적: 긴 문단이나 문서를 핵심내용 중심으로 압축하여 상대방이 정보를 빠르고 정확하게 파악하도록 돕는다. 특히 바쁜 상사에게 보고할 때 필수적인 능력이다.
챗GPT 활용: 원본 텍스트와 함께 ‘N자 이내로 요약’, ‘핵심 키워드 3가지로 정리’, ‘개조식으로 요약’ 등 구체적인 요약 기준을 제시한다.

[프롬프트 예시]

💡 Tip

평소 작성하는 보고서나 이메일을 가져와 챗GPT에게 “이 내용을 50자 이내로 요약해 줘” 또는 “한 문장으로 핵심을 전달해 줘”라고 요청해 보자.
글을 극단적으로 줄이는 연습은 불필요한 요소를 걸러내고 핵심 메시지를 응축하는 능력을 향상시키는 데 큰 도움이 된다.

업무 적용 예시: 이메일 검토, 보고서 요약, 제안서 구조화

챗GPT의 퇴고 기능을 활용하면 실무에서 마주하는 다양한 글쓰기 업무의 효율성을 극대화할 수 있다. 이메일 작성부터 보고서 요약, 제안서 구조화에 이르기까지, 챗GPT는 리더의 글을 더욱 깔끔하고 명료하게 다듬어 준다. 다음은 실제 업무상황에서 챗GPT를 활용하는 구체적인 예시이다.

1) 이메일 검토 및 톤 조절

상황: 중요한 협력사에 보내는 이메일 초안을 작성했으나, 내용이 너무 직접적이지 않은지 또는 지나치게 사무적이지 않은지 확신이 서지 않는다.
챗GPT 활용: 작성한 이메일 내용을 챗GPT에 붙여넣고, “이 이메일을 [협력사와의 관계를 고려하여 정중하면서도 친근한 톤]으로 다듬어 줘. 핵심 요청사항이 명확하게 전달되도록 수정해 줘.”라고 요청한다. 챗GPT는 이메일의 목적과 수신자에 맞춰 문체를 조절하고, 불필요한 표현을 삭제하여 전문적이면서도 인간적인 느낌을 준다.

[프롬프트 예시]

2) 보고서 요약 및 핵심 추출

상황: 장문의 주간 보고서를 경영진에게 보고해야 하는데, 바쁜 임원진이 핵심만 빠르게 파악할 수 있도록 간결하게 요약해야 한다.
챗GPT 활용: 긴 보고서 내용을 챗GPT에 입력하고, “이 주간 보고서를 200자 이내로 요약해 줘. 핵심성과와 다음 주 주요계획, 그리고 당면과제를 포함해 개조식으로 정리해 줘.”라고 지시한다. 챗GPT는 방대한 내용 속에서 중요한 정보를 추출하여 간결하게 압축해 준다.

[프롬프트 예시]

3) 제안서 구조화 및 설득력 강화

상황: 신규 프로젝트 제안서를 작성 중인데, 논리적 흐름이 매끄럽지 않고 설득력이 부족하다고 느낀다.
챗GPT 활용: 제안서의 주요 내용을 문단별로 구분하여 챗GPT에 제공하고, “이 제안서의 논리적 흐름을 개선하고, 설득력을 높일 수 있도록 문단 순서를 재배열해 줘. 도입부에서 제안의 필요성을 강조하고, 각 해결책에 대한 기대효과를 명확히 연결해 줘.”라고 요청한다. 챗GPT는 글의 목적에 맞게 내용을 재구성하여 제안서의 완성도를 높여준다.

[프롬프트 예시]

💡 Tip

단순히 “고쳐 줘”가 아닌 “이메일 에디터로서”, “보고서 요약 전문가로서”, “제안서 컨설턴트로서”와 같이 챗GPT에게 구체적인 ‘역할’을 부여해 보자.
역할 지정은 챗GPT가 해당 업무에 최적화된 결과물을 제공하는 데 큰 도움이 된다.

글을 다듬는 리더는, 팀을 다듬는 리더다

리더가 글을 다듬는 일은 단순히 문장을 고치는 것을 넘어 자신의 사고방식과 의사소통 방식을 점검하는 과정이다. 표현 하나하나를 점검하며 “나는 지금 어떤 메시지를 전하고 있는가?”를 묻는 순간, 리더의 글은 단순한 정보전달을 넘어 신뢰와 영향력의 매개체가 된다.

챗GPT는 이 과정에서 당신에게 정확한 질문을 던지고, 당신의 생각을 더 깔끔하게 정리해 준다. ‘생각을 다듬는 습관’을 가진 리더는 팀과 조직에 더 명확한 방향을 제시할 수 있다. 결국 리더의 글은 그 사람의 리더십을 보여주는 ‘숨겨진 얼굴’과 같다. 챗GPT를 적극적으로 활용하여 글쓰기 역량을 한 단계 더 성장시키고, 조직 내에서 더욱 강력한 리더십을 발휘하기를 기대한다.

리더의 글쓰기, GPT로 명확하게 전달하기

리더가 미스커뮤니케이션에 대처하는 지혜

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후기